Banyaknya kegiatan
yang ada di Madrasah juga menuntut banyaknya dokumen dan arsip yang harus disimpan
untuk memberikan gambaran dan bukti bahwa pernah dilakukan suatu kegiatan dimaksud
dalam madrasah pada tempo hari, untuk itu perlu upaya penanganan dan
pengelolaan arsip dan dokumen yang baik agar sewaktu-waktu dibutuhkan dapat
ditemukan kembali dengan cepat dan mudah.
“Para karyawan
pengelola admintrasi harus benar-benar memahami dan mengenali mana arsip atau
dokumen yang perlu untuk disimpan dan yang harus dihanguskan, agar kita tidak terjebak
pada pendokumentasian arsip-arsip yang tak seharusnya untuk disimpan”, Ujar
Bapak Kaelani selaku pengontrol sirkulasi arsip Kantor umum, “Selain menambah
beban kerja, penyimpanan berkas yang tak semestinya akan sangat berpotensi
memenuhi ruang-ruang administrasi kantor di tengah upaya kita memaksimalkan
ruang kantor yang ada”, imbuhnya di sela-sela perapian arsip tadi siang (15/5).
Untuk penanganan
dokumen yang harus “dipertimbangkan” memang harus dikontrol sirkulasinya,
selain memper”longgar” ruang administrasi, kantor juga kelihatan bersih, rapi dan
jauh dari kesan berantakan. Perlu upaya ekstra untuk tetap menjaga konsistensi
dalam mengontrol itu semua.
Apa
yang dikatakan oleh petugas pengontrol arsip kantor memang harus betul-betul
diperhatikan, kita dapat memanfaatkan buku-buku tentang manajemen perkantoran
yang ada di perpustakaan pada unit pendidikan di lingkungan kita untuk menambah
wawasan tentang kearsipan yang baik, Memperbanyak konsultasi dan bertanya pada ahlinya
juga merupakan cara jitu untuk dapat membantu pelaksanaan tata kearsipan di
kantor kita tercinta.