Resepsionis
adalah orang
yang bertugas sebagai penerima tamu di suatu perusahaan, hotel, atau kantor, biasanya
ditempatkan dibagian depan kantor dengan tujuan agar tamu yang datang mudah untuk
diketahui dan tidak menunggu terlalu lama (menjaga kenyamanan tamu). Hal itu
cukup penting untuk diperhatikan mengingat hal yang diingat oleh tamu adalah
pelayanan pertama pada mereka yang secara tidak langsung berarti menjaga citra
Madrasah.
Diantara
tugas yang dapat dibebankan kepadanya adalah:
1. Menerima
dan menghubungkan telepon dan i-phone yang masuk kepada pihak yang dituju dan menghubungi
nomor telepon dan kode i-phone yang ingin dituju atas permintaan-permintaan
pihak terkait.
Jadi
tempat telephon dan i-phone yang sekarang tempatnya nggak jelas dan kurang
representative (di atas kursi siswa berukuran kecil) bisa diletakkan di meja
resepsionis sekaligus tanggungjawabnya.
2. Menerima
kedatangan tamu-tamu dengan ramah dan sikap yang professional.
Hal
ini dimaksud untuk meminimalisir tamu terlantar dengan memegang prinsip
pelayanan cepat dan sistematis, juga untuk menghindari tamu yang dilempar ke
sana-sini. Apalagi saat ini penerima tamu merangkap juga dengan pengontrolan
kelas-kelas, mengkondisikan area jaganya dan tugas-tugas tak terduga lainnya.
Ia
juga akan bertanggungjawab pada keberadaan buku tamu yang hari-hari kini
tergeletak di meja tamu kantor dengan bentuk yang kurang terawat dan sedikit
kusam. Bahkan jika perlu, daftar buku tamu bisa langsung dimasukkan ke dalam
computer khusus yang dipegang oleh sang resepsionis.
3. Penanggungjawab ATK
Selama ini kebutuhan
ATK di kantor telah dicukupi, namun untuk keperluan operasional (sirkulasi
pengambilan, pengontrolan dan kewajaran pemakaian) belum ada, sehingga
terkadang pemakaian alat-alat ATK berjalan tidak efektif dan efisien. Alat
pemotong dan pembolong yang di ikat dengan seutas tali rafia panjang ke pilar
(kurang sedap dipandang) adalah solusi para karyawan agar alat tidak lari ke
mana-mana. Andai itu semua berada di meja resepsionis, penggunaan dan pemakaian
dapat dikeluarkan sesuai dengan kebutuhan dan penyimpanannyapun tetap rapi,
tertib dan mudah untuk diambil saat dibutuhkan karena dipegang oleh petugas
yang mengetahui betul keberadaannya.
4. Pe-Sensus umum Madrasah secara berkala
Madrasah Darussalam
memiliki kantor majmuk (semua tingkatan menjadi satu) sehingga tingkat
kesibukannyapun terbilang besar, masing-masing tingkatan memiliki staf
sendiri-sendiri dan bertugas sesuai dengan jab-fung yang mereka sandang, namun
ketika ada pihak-pihak yang membutuhkan sensus Madrasah secara umum (siswa
misalkan) harus menguhubungi ke tiap-tiap tingkatan yang kadang tidak dapat
bertemu langsung dengan petugas dimaksud.
Untuk mengatasi hal
itu sebenarnya cukup mudah, yaitu dengan memasang banner statistik Madrasah
secara umum (baik siswa, pendidik, tenaga kependidikan, dan karyawan) yang di
update tiap bulan dan dipasang diarea public yang dapat dilihat oleh siapa saja
dan kapan saja.
Semoga segera terwujud ......
